NF 525 : comprendre la norme et ses enjeux pour votre entreprise

La norme NF 525 est devenue un sujet incontournable pour de nombreuses entreprises françaises utilisant un logiciel de caisse ou un système d’encaissement. L’objectif est clairement de lutter contre la fraude à la TVA et garantir la fiabilité des données de vente.

Chez Baqio, nous accompagnons les entreprises dans la compréhension et la mise en conformité de leurs pratiques de gestion. Découvrez dans ce qu’est la norme NF 525, qui est concerné et ce que cela implique concrètement pour votre activité.

Qu’est-ce que la norme NF 525 ?

La norme NF 525 est une certification délivrée par l’AFNOR. Elle concerne les logiciels ou systèmes de caisse et atteste qu’ils respectent des exigences strictes en matière de gestion et de conservation des données de paiement.

Cette norme découle de la loi de finance 2025, mise en place pour empêcher la dissimulation de recettes grâce à des logiciels permettant de modifier ou supprimer des encaissements.
Concrètement, un logiciel conforme à la NF 525 garantit que les données de vente sont ISCA :
Inaltérables : impossibilité de modifier ou supprimer une donnée sans trace
Sécurisées : protection contre toute manipulation frauduleuse
Conservées : archivage des données sur la durée légale
Archivées : possibilité de restituer les données en cas de contrôle fiscal

Qui est concerné par la NF 525 ?

La norme NF 525 concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA qui :

encaissent des paiements auprès de clients particuliers
utilisent un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer ces paiements

👉 En revanche, les entreprises facturant exclusivement à des professionnels (B2B), sans encaissement via un logiciel de caisse, ne sont généralement pas concernées.

Sont donc concernés de nombreux secteurs :

commerces de détail
restaurants, bars, cafés
artisans
prestataires de services
exploitations agricoles ou viticoles avec vente directe

Pour être en règle, l’entreprise doit pouvoir présenter l’un des deux documents suivants :

– une certification NF 525 délivrée par un organisme accrédité (comme l’AFNOR)

– une attestation d’intégration dans le parcours de conformité : à partir du 1er septembre 2026, tout logiciel de gestion enregistrant des paiements clients devra obligatoirement être certifié NF525

⚠️ Attention : une simple mention « conforme » sur un site web ou une facture ne suffit pas. Le document officiel doit pouvoir être présenté en cas de contrôle.

Quels sont les risques en cas de non-conformité ?

En cas de contrôle fiscal, si l’entreprise ne peut pas présenter de logiciel conforme à la NF 525, elle s’expose à :
– une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme
– l’obligation de se mettre en conformité sous 60 jours
– une nouvelle amende en cas de non-respect de ce délai

Au-delà de l’aspect financier, un contrôle peut également entraîner une perte de temps, de sérénité et de crédibilité pour l’entreprise.

Que faut-il vérifier dans votre entreprise ?

Pour savoir si vous êtes conforme, posez-vous ces questions :
– Utilisez-vous un logiciel pour enregistrer vos encaissements ?
– Êtes-vous assujetti à la TVA ?
– Disposez-vous d’une attestation NF 525 valide pour votre outil ?
– Vos données de vente sont-elles correctement conservées et archivées ?

Chez Baqio, nous savons que les obligations réglementaires peuvent vite devenir chronophages et anxiogènes pour les dirigeants. Notre mission est claire :