Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?

Vers une dématérialisation des factures ? 

Jusqu’à maintenant, il était nécessaire d’établir une facture en deux exemplaires. L’originale devant parvenir au client, la deuxième devant être stockée chez vous pendant 10 ans.

Désormais, les entreprises se tournent de plus en plus vers la digitalisation des factures ; et plus précisément vers la facturation électronique (deux termes différents, qu’on explique plus bas). Cela vient s’inscrire dans les “nouvelles” habitudes de la société et dans une volonté de diminuer la charge administrative. Adieu le stockage de centaines de classeurs, adieu la mise sous pli et le passage à La Poste ! 

La facture électronique est même obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour les marchés publics ; et sera généralisée d’ici 2026 aux entreprises assujetties à la TVA établies en France. Pour vous, en somme. 

“Dématérialiser, c’est utiliser la voie électronique pour mettre fin aux documents papier” (Universign). Mais qui dit dématérialisation, ne veut pas dire assouplissement des règles. Tout comme la facture papier est régie par la réglementation, la facture électronique doit répondre aux mêmes obligations légales. Il est donc nécessaire de sécuriser cette pratique pour respecter la loi.

Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?  

Commençons par différencier les terminologies

• Une facture électronique, appelée aussi e-invoicing, correspond à l’ensemble du processus de facturation (édition, transmission, réception) fait de manière digitalisée. Il ne s’agit donc pas d’une facture PDF classique, ni d’une facture imprimée puis scannée.
• La facture dématérialisée, elle, correspond à la première brique de la facture électronique. C’est-à-dire l’édition d’une facture électronique.

Légalité d’une facture 

Revenons un instant à la législation. Une facture doit comporter un certain nombre d’éléments pour être juridiquement recevable :

• la date d’émission  
• un numéro de facture unique, chronologique, et continue 
• l’identité de l’émetteur (nom, adresse, numéro SIREN/SIRET, code NAF/APE, forme juridique et capital, numéro RCS, ville du greffe si commerçants)
• l’identité du client (nom, adresses)
• la désignation des produits/services, le prix unitaire, la date de vente/livraison, le taux de TVA, les totaux HT et TTC, le numéro TVA (si facture > 150€ HT),  le délai de paiement, les conditions d’escompte, les taux de pénalités
• les mentions légales concernant la TVA et le centre de gestion si applicable
• ne pas être modifiable (c’est ce qu’on appelle ”assurer l’intégrité”) 

A savoir : les entreprises ne respectant pas ces obligations s’exposent à :
- une amende de 15€ par mention manquante (dans la limite de ¼ du montant total de la facture).
- une amende de  75 000 € (personne physique) ou de 375 000 € (personne morale). En cas de récidive sous 2 ans, l’amende peut être amenée à doubler.

LÉGALITÉ D’UNE FACTURE DÉMATÉRIALISÉE

Dans le cas d’une facture dématérialisée, ces éléments restent obligatoires et sont garantis par l’horodatage, le cachet ou la signature électronique*, ainsi que par le logiciel de gestion commerciale / ERP que vous utilisez (au niveau de l’inaltérabilité).

➙ Comme vu précédemment, il s’agit ici d’être en phase avec le premier point de la dématérialisation : l’édition de la facture. 

*Signature électronique vs. cachet électronique : Une facture est certifiée grâce à la signature, qui participe à son intégrité et assure l’identification de la personne signataire ou au tampon de l’entreprise, qui participe lui aussi à son intégrité et assure l’origine de celle-ci (en tant que personne morale représentée). Il existe un versant électronique pour les deux : la signature électronique et le cachet électronique. 

Vos factures certifiées avec Baqio 

Grâce à Baqio, vous pouvez désormais apposer un cachet électronique sur vos factures !  

• C’est-à-dire ? Signer vos factures avec le tampon numérique de votre entreprise et bénéficier de l’horodatage.
• Comment cela fonctionne-t-il ? Au moment où vous cliquez sur “Facturer”, Baqio (à travers Universign) appose un cachet électronique avec horodatage. 
• A quoi servent-ils ? 
  • Certifier vos factures dématérialisées : c’est-à-dire sceller la facture pour attester qu’il s’agit de l’originale.
  • Garantir leur valeur juridique : grâce à l’horodatage qualifié, la date et l’heure de vos factures sont garanties. Le cachet électronique permet, lui, de garantir leur origine. Ainsi, l’intégrité de vos factures n’est plus à prouver.
  • Lutter contre la fraude et consolider la confiance de vos partenaires : en ouvrant vos factures sur Adobe, vos clients verront un message prouvant leur origine. Ils seront alors certains qu’il ne s’agit pas de fausses factures. De votre côté, vous serez tranquille quant à l’inaltérabilité de l’IBAN par exemple.
  • Répondre aux demandes de vos clients et entamer votre transition digitale pour répondre à la future loi.

• Quelles sont les modalités ? 
  • Si vous souhaitez le mettre en place sur votre compte Baqio, l’ensemble de vos factures seront concernées. 
  • 0,30€ par signature
  • Achat des crédits en avance, jusqu’à épuisement du solde. Ensuite, vous choisissez de racheter des crédits ou non. 

> Universign, le prestataire que nous avons choisi, répond au cadre réglementaire européen eIDAS. Il agit en qualité de Prestataire de Services de Confiance (PSCo). Vos factures cachetées par leur biais ont donc une valeur juridique et une traçabilité est garantie. Par ailleurs, Universign est reconnu par Adobe® Acrobat® et Reader®. 

Aller jusqu’au bout de la dématérialisation d’une facture 

Comme vu précédemment, une facture électronique est soumise à trois phases : l’édition, la transmission, la réception. 

• Grâce à l’horodatage, au cachet électronique et à l’inaltérabilité de ses factures, Baqio vous assure aujourd’hui d’éditer une facture certifiée. 
• Il reste alors la dématérialisation de la transmission et la réception. La facture électronique, au sens de l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, devra être transmise au client par l’intermédiaire d’une plateforme (publique ou partenaire de l’administration fiscale) ; permettant ainsi de “simplifier, à terme, les obligations déclaratives en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations”.

En attendant que la législation se précise et que les conditions des plateformes soient rendues public, Baqio vous propose d’ores et déjà l’édition d’une facture dématérialisée.